企業のホームページは、単に作成して終わりではなく、定期的な更新やメンテナンスが欠かせません。しかし、更新作業を誰に任せるかは非常に重要な決断です。特に中小企業では、社内に専門知識を持つ人材がいない場合も多く、外部委託や代行サービスの活用が現実的な選択肢となります。この記事では、自社サイトの更新を誰に任せるべきか、その際に確認すべき重要なポイントについて解説します。
社内で更新するか、外部委託するかの判断基準
まず、自社でホームページの更新を行うか、外部に委託するかを検討する際には、以下のポイントを考慮しましょう。
- 更新頻度: 頻繁に更新が必要な場合は、社内で対応できる体制を整える方が効率的です。例えば、ブログやニュースの更新が週に数回ある場合、担当者が手軽に更新できる環境を社内で整えることが重要です。ホームページにアクセスが欲しいならば更新頻度はできる限り上げていくのが望ましいので非常に重要なポイントとなります。
- 技術的な知識: ホームページの更新には、基本的なパソコン操作以上のスキルが求められることがあります。特にセキュリティ対策やトラブル対応には専門知識が必要です。こうしたスキルを持つ人材が社内にいない場合は、外部委託を検討するべきです。
- コスト: 社内で専任スタッフを雇用する場合、人件費は年間数百万円かかることがあります。一方で、外部委託の場合は月額数十万円程度で済むこともあり、コスト面でのメリットがあります。ただし、安価なサービスほど対応範囲や品質に制限があるため、慎重な選定が必要です。
外部委託する際の確認ポイント
ホームページの更新を外部に委託する場合、適切な業者選びが成功の鍵となります。特に注意すべき点として、「ホームページ作成」と「ホームページ保守」、そして「マーケティングや広告運用」はそれぞれ異なる専門分野であり、それぞれ得意とする業者も異なることがあり、どの業者も当然「できます」という前向きな回答が多いので、これを知らない経営者や担当者は注意が必要です。以下の点を確認しておくと良いでしょう。
- 実績と信頼性: 委託先の会社がどれだけの実績を持っているか、過去にどんなクライアントと取引してきたかを確認しましょう。特に自社と同じ業種や規模の企業との実績がある業者は安心です。また、「作成」「保守」「マーケティング」のどれを得意としているかも確認し、それぞれのニーズに合った業者を選ぶことが大切です。
- サービス内容: 業者によって提供されるサービス内容は異なります。例えば、「記事作成」「セキュリティ対策」「不具合修正」「デザイン変更」など、自社サイトで必要となる作業が含まれているか確認しましょう。また、マーケティングや広告運用まで対応してくれる業者もありますので、自社の目的によって選択肢を広げることも可能です。
- 料金体系: 更新作業にはスポット契約（1回ごとの契約）と定期契約（月額契約）があり、それぞれ料金体系が異なります。追加費用が発生する条件なども明確にしておくことが重要です。特に月額契約の場合は長期的なコスト管理が重要になります。また、スポット契約は現在の状況調査から入り、工数などの見積もりから入るので、定期契約と比べてスピードは劣り、コストは高くなります。
- コミュニケーション: 更新内容の伝達や緊急対応など、スムーズなコミュニケーションが取れる業者であることも大切です。特に、自社のビジネスや目標を理解しようとする姿勢があるかどうかも確認しましょう。どんなに優秀な業者でも、業者に任せきりで、機能するケースは非常に稀です。経営者層が積極的に興味を持ち、担当者とともに業者とコミュニケーションを取るのは、ホームページを機能させる上で、延いては売り上げに繋げていく上で非常に大事なことになります。
社内担当者を選ぶ際のポイント
もし社内でホームページ更新を担当させる場合、要するに内製化をするには、以下の点に注意して担当者を選定しましょう。
- 技術力よりも重要なのは「資産」としての意識: ホームページは企業の大切な資産です。そのため、担当者には技術力以上に「Webサイトは会社の財産である」という意識と、それを守るための責任感が求められます。また、不正アクセスによる情報漏洩リスクにも十分理解し、それらへの対策にも積極的であることが重要です。たとえスキルが不足していても、何かが足りない、何かが不安という抽象的なものに対して積極的に取り組む姿勢こそ、求められる理想的な担当者像といえます。
- 継続性とリスク管理: 担当者が急に退職したり異動したりすると、その後の管理体制が崩れてしまうリスクがあります。そのため、一人だけでなくチームとして複数人で対応できる体制を整えておくことも重要です。また、「パソコンに詳しいから」といって既存業務と兼任させることは避けましょう。兼任させることで、本来注力すべき業務がおろそかになったり、不具合発生時への迅速な対応が難しくなるリスクがあります。もし、どうしても兼任をお願いせざるを得ない場合には、兼任された担当者は評価されるもともとの業務を優先しがちです。ですから、ホームページの運営に対して十分な評価をする社内制度が重要です。
外注と自社運営のハイブリッド型も検討
すべてを外注する必要はなく、一部は自社で対応し、一部は外部委託するというハイブリッド型も有効な方法です。
- 自社運営部分: ニュース記事やブログなど簡単なコンテンツは自社で更新し、タイムリーな情報発信を行うことができます。逆にこれらは業者はあなたの事業の専門家ではないため、どうしてもありきたりな記事になりがちです。一般的にこうした記事は、自社運営の方がより質の高いコンテンツになります。
- 外注部分: セキュリティ対策やシステムアップデートなど専門的な作業は外注すると効率的です。また、大規模なデザイン変更やトラブル対応なども外部委託によって迅速かつ確実に行うことができます。
まとめ：最適なパートナー選び
ホームページの更新作業は、自社サイトの効果的な運営に欠かせません。しかし、その作業には技術力や時間だけではなく、「Webサイトは企業資産」であり、「常に最新情報へアップデートされ続けるべきもの」という意識も不可欠です。そのため、自社内だけでは対応しきれない場合には適切な外注先との連携も視野に入れるべきでしょう。
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