近年、中小企業のWebサイト運営において、担当者の突然の退職が大きな課題となっています。「更新作業が止まってしまった」「システムの調子が悪くても誰も対応できない」という声が、特に従業員50名以下の企業から多く聞かれます。
担当者不在がもたらす連鎖的な影響
担当者の退職は、一見するとただの人員欠員の問題に見えますが、実際にはビジネスに大きな打撃を与えかねない深刻な事態につながります。最も顕著な影響が、サイトの更新停止です。新商品情報やお知らせの掲載ができなくなり、企業の最新情報が顧客に届かなくなります。これは単なる情報発信の停滞にとどまらず、より深刻な問題を引き起こします。
更新が止まったWebサイトは、Googleなどの検索エンジンから「鮮度の低いサイト」と判断され、検索順位が徐々に下がっていきます。その結果、サイトへの訪問者数が減少し、新規のお問い合わせも減っていく傾向にあります。
特に中小企業では、限られた集客チャネルの一つとしてWebサイトが重要な役割を果たしているため、この影響が事業全体に波及しやすい傾向にあります。
さらに、ECサイトなど、Webサイトが直接的な販売チャネルとなっている場合は、売上に直結する深刻なダメージとなります。一度失った検索順位の回復には、半年以上かもしくはそれ以上という相当な時間と労力が必要となるため、事業継続の観点からも看過できないリスクといえます。通販サイト等では、売上に直結したダメージとなるため、非常に高いリスクです。
見過ごされがちなセキュリティリスク
更新作業の停滞以上に深刻なのが、セキュリティ面での脆弱性です。
Webサイトは定期的なシステム更新や監視が必要不可欠ですが、これらが行われないことで不正アクセスの標的となりやすくなります。特に気をつけるべきは、お問い合わせフォームなどから収集した個人情報の管理です。
適切な保守管理がされていないサイトは、情報漏洩のリスクが高まり、発生した場合には企業の信用問題に発展する可能性があります。
実際に、担当者不在の間にWebサイトが知らぬ間にウィルスに感染していて、お客様からのクレームで初めて知ったという企業サイトも実際に存在しています。
解決の鍵は「チーム運営」への転換
これらの問題を防ぐためには、特定の担当者だけが持つ「暗黙知」を「組織の知識」に転換することが重要です。具体的には以下の3つのステップで対策を進めます。
- サイト運営に必要な情報を文書化します。
更新手順、アクセス情報、セキュリティ対策の手順など、基本的な運営マニュアルを整備します。 - 最低2名以上での運営体制を構築します。
主担当と副担当を設定し、定期的な情報共有を行うことで、突発的な事態にも対応できる体制を作ります。 - 専門性の高い部分は外部の専門家と連携する体制を整えます。
セキュリティ管理やシステム監視など、専門知識が必要な領域は、信頼できる外部パートナーに任せることで、安定した運営が可能になります。特にWebサイトを破壊しかねない更新作業や、また実際に壊れてしまった時のバックアップ体制。そして、バックアップから一刻も早く復旧させるための障害対応はもっとも専門的知識が必要となってくる部分です。
予防策としての体制づくり
近年、Webサイトは現代のビジネスにおいて欠かせない経営資産です。
事務所や店舗の場所や看板以上に重要といっても過言ではありません。
担当者の退職という事態に備え、事前に適切な管理体制を整えることが重要です。
特に、更新作業の手順書作成、複数人での管理体制の構築、専門家との連携体制の確保は、優先して取り組むべき課題といえます。適切な対策を講じることで、担当者の退職というリスクを、むしろより強固な運営体制を構築するチャンスへと転換することができます。
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